Erstattung von Reisekosten im Rahmen des Promotionskollegs für Experimentelle Medizin und Metabolische Plastizität
Das Promotionskolleg unterstützt seine Kollegiat*innen bei der Finanzierung von Dienstreisen, die im Zusammenhang mit ihrem Promotionsvorhaben anfallen. Wir haben ein Gesamtbudget pro Quartal. Als Richtwert können Sie sich an ca. 500 € pro Person orientieren. Vorrangig genehmigen wir Reisen zu Kongressen, bei denen Sie selbst Ihre Daten präsentieren (Poster oder Vortrag).
Die Erstattung von Reisekosten erfolgt auf Grundlage der Niedersächsischen Reisekostenverordnung (NRKVO). Bitte beachten Sie:
- Die Erstattung erfolgt ausschließlich für tatsächlich entstandene, notwendige und nachweisbare Reisekosten.
- Die Höhe der zu erstattenden Übernachtungsgelder sowie der Fahrtkosten richtet sich nach den aktuell geltenden Vorschriften der NRKVO.
- Kosten für Veranstaltungen wie „social evenings“, Abendessen oder sonstige gesellschaftliche Aktivitäten können nicht erstattet werden.
- Reisekostenanträge müssen spätestens innerhalb von 6 Monaten nach Beendigung der Dienstreise beim Reisekostenmanagement eingereicht werden.
Weitere Informationen und die entsprechenden Antragsformulare finden Sie im Bereich „Downloads“ auf unserer Website. Für Fragen zur Antragstellung stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
Hinweis: Unvollständig eingereichte Anträge können von uns nicht bearbeitet werden. Bitte reichen Sie daher alle Unterlagen zur Abrechnung vollständig in einer E-Mail ein (alle Rechnungen und Zahlungsnachweise sowie die Anlage 1).
Sollten Sie zum Reisezeitpunkt an der UMG angestellt sein (z. B. als studentische Hilfskraft außerhalb des Stipendienzeitraums), stellen Sie bitte trotzdem den Antrag über Reisekostenförderung bei uns. Nach unserer Rückmeldung müssen Sie anschließend einen Dienstreiseantrag und die Dienstreiseabrechnung über Lucom vornehmen. Dafür benötigen Sie eine Mitarbeitendenkennung, die Sie entweder in Ihrer Abteilung oder der IT erfragen können.
Prozess Reisekostenabrechnung
Downloads
FAQ
Wie lange dauert die Erstattung der Kosten?
Sie müssen alle Kosten zunächst selbst tragen. Für eine schnelle Erstattung sollten sie unmittelbar nach der Reise den Antrag auf Erstattung der Kosten beim Promotionskolleg einreichen. Wir prüfen diese Unterlagen in der Regel innerhalb einer Woche formal und leiten sie an das Reisekostenmanagement weiter. Dort wird der Antrag inhaltlich geprüft, vor allem die Übereinstimmung mit der Niedersächsischen Reisekostenverordnung. Es werden ggf. nicht erstattungsfähige Beträge gekürzt. Die Bearbeitung im Reisekostenmanagement und der Buchhaltung ist abhängig von der Auslastung im jeweiligen Team, als Richtwert können Sie mit einer Erstattung innerhalb von 6 – 12 Wochen rechnen. Sollten Sie nach 12 Wochen noch keine Erstattung erhalten haben, melden Sie sich gerne beim Promotionskolleg.
Was ist bei der Buchung von Verkehrsmitteln und Unterkünften zu beachten?
Förderfähig sind notwendige Ausgaben für Fahrten mit den preislich günstigsten regelmäßig verkehrenden öffentlichen Verkehrsmitteln. Flugreisen werden nur bei größeren Distanzen oder erheblicher Zeitersparnis genehmigt. Unterkünfte sollen ein angemessenes Preis‑Leistungs‑Verhältnis aufweisen. Die Erstattung von Reisekosten erfolgt auf Grundlage der Niedersächsischen Reisekostenverordnung. Die Buchung erfolgt eigenverantwortlich; bitte stimmen Sie sich bei Besonderheiten vorab mit dem Promotionskolleg ab.
Dürfen private Aufenthalte an eine geförderte Reise angeschlossen werden?
Eine private Verlängerung oder Kombination mit persönlichen Aufenthalten ist grundsätzlich möglich, sofern der wissenschaftliche Zweck der Reise nicht beeinträchtigt wird. Es ist darauf zu achten, private und wissenschaftliche Zeiträume eindeutig zu trennen und diese bei der Reiseplanung klar auszuweisen. Es gelten die Vorschriften der Niedersächsischen Reisekostenverordnung (§12).
Wie ist die Versicherung bei Reisen im Rahmen des Promotionskollegs geregelt?
Da Stipendiat*innen nicht in einem Beschäftigungsverhältnis zur Einrichtung stehen, besteht kein Versicherungsschutz über die UMG. Dies betrifft sowohl Inlands‑ als auch Auslandsreisen, die im Rahmen der wissenschaftlichen Tätigkeit erfolgen. Es wird daher empfohlen, eigenverantwortlich für einen angemessenen Versicherungsschutz zu sorgen und bei Auslandsaufenthalten zusätzlich ggf. eine Auslandsreise‑Krankenversicherung abzuschließen. Bitte prüfen Sie vor Reiseantritt den Umfang Ihres individuellen Versicherungsschutzes.
Wie sind persönliche Gegenstände oder Geräte während der Reise abgesichert?
Für private Gegenstände, technische Geräte oder sonstiges Eigentum besteht kein Versicherungsschutz über die UMG. Kollegiat*innen tragen selbst die Verantwortung für eine ausreichende Absicherung gegen Verlust, Diebstahl oder Beschädigung.
Wer ist im Notfall während einer Reise zu kontaktieren?
Im Notfall sollten Sie sich zunächst an Ihre Versicherung (z. B. Kranken‑ oder Reiseversicherung) wenden. Zusätzlich wird empfohlen, die Koordinationsstelle des Promotionskollegs sowie Ihre Betreuerin oder Ihren Betreuer zu informieren. Bewahren Sie relevante Notfallnummern und Versicherungskontakte während der Reise gut erreichbar auf.
Kontakt
Kontaktinformationen
- Telefon: +49 551 3963396
- E-Mail-Adresse: umg.promotionskolleg(at)med.uni-goettingen.de
- Ort / Raum: Humboldtallee 38, Raum 2.103