FAQ für Dozierende
Wo erhalte ich Geräte zur Erfassung der Anwesenheiten der Studierenden?
Die Organisation der Endgeräte obliegt den jeweiligen klinischen Modulen. In der Regel werden die Geräte zur Erfassung durch die IT-Lehre zentral für das jeweilige Modul bereitgestellt. Sollten Sie daher Fragen haben, nehmen Sie bitte direkt mit der jeweiligen Modulkoordination bzw. den Fachverantwortlichen Kontakt auf.
Warum können wir keine privaten oder dienstlichen Endgeräte einsetzen?
Zum aktuellen Zeitpunkt können noch keine anderen Endgeräte für die Elektronische Anwesenheitserfassung eingesetzt werden. Wir stehen allerdings bereits in Kontakt mit den zuständigen Stellen im Haus um die rechtlichen Anforderungen zu besprechen und ein Rollout für Dienst- oder Privatgeräte als Alternative zu ermöglichen.
Was passiert, wenn ich kein Gerät zur Erfassung habe?
Bitte stellen Sie rechtzeitig vor Beginn der Lehrveranstaltung sicher, dass Sie Zugriff auf die erforderlichen Endgeräte für Ihre Lehrveranstaltung haben. Alternativ steht Ihnen eine papierbasierte Backup-Liste zur Verfügung. Diese leiten Sie bitte umgehend nach Lehrveranstaltung an das Studiendekanat weiter.
Was passiert, wenn ich meinen Mitarbeiterausweis vergessen habe?
Grundsätzlich sollten Sie im Rahmen Ihrer Beschäftigung an der Universitätsmedizin Göttingen Ihren persönlichen Mitarbeiterausweis jederzeit griffbereit haben.
Im Notfall kann Ihnen die IT-Lehre einen QR-Code vor Beginn der Lehrveranstaltung erstellen, mit dem Sie sich alternativ an der App authentifizieren können. Bitte melden Sie sich in diesem Fall rechtzeitig vor Beginn Ihrer Lehrveranstaltung bei der IT-Lehre.
Wie kann ich als externer Dozierender die elektronische Anwesenheitserfassung nutzen?
Im Rahmen Ihrer Apl. Professur bzw. als externe Dozierende erhalten Sie zur Authentifizierung an der App auf dem Endgerät einen persönlichen QR-Code.
Kann ich die App auch ohne WLAN-Verbindung nutzen?
In der Regel können Sie die App auch ohne eine ständige Verbindung zum Server und somit „offline“ nutzen. Bitte prüfen Sie in diesem Fall in der Hauptansicht der App, wann die letzte Datensynchronisation des verwendeten Gerätes durchgeführt wurde. Diese sollte nicht älter als 12 Stunden sein, da sonst möglicherweise nicht alle Daten „offline“ zur Verfügung stehen und kurzfristige Änderungen am Stundenplan nicht berücksichtigt sind.
Sind der App für den heutigen Tag weder Mitarbeiterausweis noch Studierendenausweis bekannt, ist eine kurzzeitige Verbindung zum Nachladen der Daten notwendig.
Eine rote Meldung in der Hauptansicht der App zeigt Ihnen an, dass Sie über keine WLAN-Verbindung verfügen.
Zu welchem Zeitpunkt sollten Anwesenheiten erfasst werden?
Die Erfassung wird aufgrund wechselnder Rahmenbedingungen wie Gruppengröße, Treffpunkt und Aufteilung der Kohorten in den Lehrveranstaltungen unterschiedlich gehandhabt.
Oft wird die Erfassung zu Beginn bzw. im Rahmen des Einlasses durchgeführt, welches dazu führt, dass Studierende, die zu spät zum Unterricht erscheinen, in einigen Fällen nicht erfasst sind. Ob die zeitliche Versäumnis entsprechenden Einfluss auf die Anwesenheit hat, müssen Sie als Dozierender beurteilen.
Wie kann ich auf meine eigenen Lehrveranstaltungen in der App zugreifen?
Damit die App Ihre eigenen Veranstaltungen kennt, müssen diese vorab im Rahmen der Erstellung der elektronischen Stundenpläne dem Studiendekanat mindestens eine Woche vor Veranstaltungsbeginn mitgeteilt werden. Daraufhin können Sie in der Veranstaltungsliste der App über den Filter „Eigene“ Ihre zugeordneten Veranstaltungen erreichen.
Wie kann ein Studierender erfasst werden, der keinen Studierendenausweis hat?
Nach Auswahl der Veranstaltung zeigt Ihnen die App bereits eine Liste aller zugeteilten Studierenden an. In der Regel würden Sie in dieser Ansicht nun den Studierendenausweis hinter das Gerät halten, um die Anwesenheit des Studierenden mit der App zu erfassen.
Alternativ können Sie nach Prüfung der Identität des Studierenden anhand eines Ausweisdokumentes (Personalausweis, Führerschein o. ä.) den jeweiligen Studierenden durch Wischen in der Teilnehmerliste von rechts nach links als anwesend bzw. auch als nicht anwesend erfassen.
Hat der Studierende zudem die Lehrveranstaltung getauscht und ist somit nicht in der Liste aufgeführt, können Sie die Matrikelnummer bzw. Angaben zum Studierenden als Kommentar zur Veranstaltung erfassen. Nutzen Sie dafür bitte einfach die Kommentarfunktion oben rechts in der App.
Wie kann ich Studierende als nicht anwesend erfassen?
In der jeweiligen Veranstaltung im Filter „unbestätigt“ werden Ihnen alle nicht erfassten Studierenden angezeigt. Durch Wischen in der Teilnehmerliste von rechts nach links können Sie den oder die jeweiligen Studierenden als nicht anwesend markieren. Ein rotes X vor dem jeweiligen Namen bestätigt die Erfassung als „nicht anwesend“.
Wie kann ich Studierende erfassen, die nicht in der Liste der App aufgeführt sind?
Sobald Sie einen Studierendenausweis von Studierenden, die nicht in der Liste aufgeführt sind, hinter das Gerät halten, werden Sie durch einen Dialog aufgefordert, das Hinzufügen des Studierenden zur Veranstaltung manuell zu bestätigen. Dieses kommt in der Regel durch einen kurzfristigen Tausch zweier Studierender zustande.
ACHTUNG: Erscheint dieser Dialog zu oft bzw. bei mehreren Studierenden, prüfen Sie bitte zunächst, ob Sie die korrekte Lehrveranstaltung ausgewählt haben.
Wie kann ich Studierende nach Veranstaltungsende hinzufügen?
Auch nach Veranstaltungsende können Sie Studierende bis zum Ablauf des jeweiligen Tages in der App nachtragen. Melden Sie sich zunächst wie gewohnt mit Ihrem Mitarbeiterausweis bzw. Ihrem QR-Code in der App an. In der Auswahl der Lehrveranstaltungen gelangen Sie über den Filter „Beendet“ auf die Liste der vergangenen Lehrveranstaltungen. Nach Auswahl der entsprechenden Veranstaltung können Sie die Nachtragung manuell oder auch mit einem Studierendenausweis vornehmen.
Wie kann ich weitere Dozierende einer Lehrveranstaltung hinzufügen?
Sind Sie mit weiteren Dozierenden an derselben Lehrveranstaltung beteiligt, können Sie als Erfasser mit einem Klick auf das Plus einen weiteren Dozierenden mit seinem Mitarbeiterausweis oder per QR-Code erfassen.
Wie erkenne ich, dass alle erfassten Anwesenheiten aus der App übertragen wurden?
Konnten Anwesenheiten aufgrund fehlender WLAN-Verbindung nicht übertragen werden, wird dieses auf der Hauptansicht der App durch eine rote Meldung angezeigt. Sobald die WLAN-Verbindung wiederhergestellt wurde, werden die Anwesenheiten vom Gerät an den Server übertragen und die Meldung erlischt.
Wann muss ich die Geräte zurückbringen?
Grundsätzlich obliegt die Organisation der Endgeräte den jeweiligen klinischen Modulen. Wir bitten Sie jedoch nach Beendigung des Moduls bzw. Ihrer Veranstaltungsserie die Endgeräte inkl. Ladekabel und Ladegerät in die IT-Lehre zurückzubringen. Aufgrund der begrenzten Anzahl an Endgeräten ermöglichen Sie so später stattfindenden Modulen eine ausreichende Anzahl an Geräten für Ihre Dozierenden bereithalten zu können.
FAQ für Studierende
Wieso benötige ich für die elektronische Erfassung einen Studierendenausweis?
Ihr Studierendenausweis mit Lichtbild ist Ihr persönliches Ausweisdokument zur Bescheinigung Ihrer Immatrikulation an der Universität Göttingen. Bitte haben Sie Ihren Studierendenausweis in der UMG daher immer dabei. Im Rahmen der elektronischen Anwesenheitserfassung findet der Austausch der App mit Ihrem Studierendenausweis per NFC statt, der Barcode sowie die Kartennummer auf der Rückseite der Karte werden nicht benötigt.
Was passiert, wenn ich keinen Studierendenausweis habe?
Sofern Ihnen noch kein Studierendenausweis der Universität Göttingen ausgehändigt wurde, nehmen Sie bitte rechtzeitig vor Lehrveranstaltungsbeginn mit dem Studiendekanat Kontakt auf, damit Ihnen ein temporärer Account in der UMG eingerichtet werden kann. Ihre Dozierenden können Sie dadurch manuell in der App mit einer temporären Matrikelnummer erfassen.
Was passiert, wenn ich meinen Studierendenausweis vergessen habe?
Grundsätzlich sollten Sie im Rahmen Ihres Studiums Ihren persönlichen Studierendenausweis jederzeit griffbereit haben. Alternativ können Sie sich gegenüber Ihrem Dozierenden auch mit Ihrem Personalausweis, Führerschein oder einem anderen Dokument mit Lichtbild ausweisen.
Ihre Dozierenden können Sie manuell in der Veranstaltungsliste der App als anwesend markieren und somit Ihre Anwesenheit für die betreffende Lehrveranstaltung erfassen. Sofern Sie Ihren Studierendenausweis bei einem Studierendentausch vergessen haben, melden Sie Ihre Anwesenheit bitte über das Formular oder lassen Sie sich die Anwesenheit schriftlich durch Ihren Dozierenden bestätigen.
Was passiert beim Tausch von Veranstaltungen?
Auch im Rahmen eines Studierendentausches können Sie durch Ihren Dozierenden in der App nach Scannen Ihres Studierendenausweises der betreffenden Veranstaltung hinzugefügt werden.
Haben Sie hierbei jedoch Ihren Ausweis vergessen, melden Sie Ihre Anwesenheit bitte über das Formular oder lassen Sie sich die Anwesenheit schriftlich durch Ihren Dozierenden bestätigen.
Bis wann muss ich nicht erfasste Anwesenheiten melden?
Nicht erfasste Anwesenheiten müssen Sie zeitnah bis maximal sieben Tage nach Ihrer Lehrveranstaltung über das Formular melden. Bitte prüfen Sie vorab – mindestens 24 Stunden nach der vermissten Veranstaltung – ob die Anwesenheit nicht doch mittlerweile im Studierendenportal aufgetaucht ist.
Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass zu spät eingereichte Rückmeldungen ohne schriftlichen Nachweis nicht mehr bestätigt werden können.
Wo muss ich mich melden, wenn meine Anwesenheit nicht erfasst wurde?
Bitte melden Sie nicht erfasste Anwesenheiten über das Formular.
Was passiert mit Anwesenheiten, die papierbasiert erfasst wurden?
Sofern dieses Ihre gesamte Gruppe/Lehrveranstaltung betrifft, müssen Sie in der Regel hierbei nicht tätig werden. Ihre Lehrverantwortlichen und Dozierende leiten diese Listen zur manuellen Erfassung an das Studiendekanat weiter.
Sobald diese dort eintreffen, werden Ihre Anwesenheiten im Prüfungssystem nachgetragen. Oft erreichen diese Listen das Studiendekanat erst bei Veranstaltungs- oder Semesterende, daher bitten wir Sie um etwas Geduld. Bitte beachten Sie, dass manuell erfasste Anwesenheiten in diesem Fall nicht in Ihrer Übersicht im Studierendenportal aufgeführt werden können.
Bei Fragen wenden Sie sich bitte direkt an das Modul oder Ihren Dozierenden.
Was kann ich tun, wenn ich für eine falsche Lehrveranstaltung erfasst wurde?
Bitte melden Sie diese Anwesenheit über das Formular Ihren Dozierenden und erläutern Sie im Kommentarfeld kurz das Problem.
Was passiert, wenn mein Dozierender ein technisches Problem erkennt?
Häufig lassen sich die meisten Probleme mit einem Neustart der App beheben bzw. sind auf eine fehlende WLAN-Verbindung zurückzuführen, die ggf. durch an- und ausschalten des WLAN zu beheben ist. Lassen sich die Probleme nicht beheben, kann Ihr/e Dozierender/e die Anwesenheiten Ihrer Gruppe durch eine papierbasierte Teilnehmerliste erfassen.
Warum wird meine Anwesenheit im Studierendenportal nicht angezeigt?
Dieses kann verschiedene Ursachen haben. In der Regel wird Ihre Anwesenheit relativ zeitnah auch im Studierendenportal angezeigt, sofern diese mit der App durch den Dozierenden erfasst wurde. Aufgrund fehlender WLAN-Verbindung auf dem Endgerät des Dozierenden, kann dieses jedoch bis zur Wiederherstellung der Verbindung andauern. Oft wird das Gerät nach der Erfassung direkt ausgeschaltet oder in den Ruhemodus versetzt, was keine Übertragung zulässt. Ihr Dozierende müsste das Gerät manuell „aufwecken“. Wenn die letzte Erfassung an einem vorhergehenden Tag gelaufen ist, ist ein Beenden und Neustart der App empfehlenswert.
Sofern dieses Ihre gesamte Gruppe / Lehrveranstaltung betrifft, nehmen Sie gerne mit Ihrem Dozierenden Kontakt auf und melden Sie dieses Problem über das Formular.
Hat Ihr Dozierender Ihre Anwesenheit nicht elektronisch per App, sondern handschriftlich auf einer Liste erfasst, können diese Informationen nicht im Studierendenportal dargestellt werden. Der Nachtrag erfolgt nach Übermittlung der Liste an das Studiendekanat direkt in der Prüfungsverwaltung.
Wann wird meine vollständige Anwesenheit ausgewertet?
Sofern nicht anders mitgeteilt, werden Ihre Anwesenheiten im jeweiligen Modul nach der Modulklausur ausgewertet. Dies hat zur Folge, dass Ihre Klausurteilnahme nur vorbehaltlich der Feststellung einer regelmäßigen Teilnahme erfolgt.
Bitte überprüfen Sie daher regelmäßig und rechtzeitig Ihre erfassten Anwesenheiten im Studierendenportal.
Was passiert, wenn ich meine Anwesenheit nicht erfüllt habe bzw. erfüllen kann?
Für einen Anspruch auf Zulassung zur jeweiligen Erfolgskontrolle / Prüfung ist es erforderlich, die versäumten Veranstaltungen in Präsenz nachzuholen. Dieses kann unter Beachtung freier Kapazitäten an der nächstmöglichen einschlägigen Lehrveranstaltung erfolgen.
Das Erbringen von Ersatzstudienleistungen für versäumte Anwesenheiten ist nicht zulässig.
Bei einem nicht selbst zu verantwortenden Überschreiten der zulässigen Fehlzeit von über 20% und nicht mehr als 50% kann in begründeten Ausnahmefällen gemäß §7 Abs. 2, Sätze 4 bis 6 der Anlage 1 der Studienordnung für den Studiengang Medizin noch bis eine Woche vor Prüfungstermin ein Antrag auf Zulassung zur Erfolgskontrolle beim Modulkoordinator eingereicht werden.
Wir empfehlen Ihnen die regelmäßige und rechtzeitige Überprüfung Ihrer erfassten Anwesenheiten im Studierendenportal. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang auch das Informationsblatt der klinischen Module.