Andreas Hoffmann – Teamleiter Poststelle und Registratur

„Klar, auch als Leiter der Poststelle sortiere ich Briefe“

Der Adventskalender der UMG gibt Ihnen Einblicke in die UMG. Sie lernen Mitarbeiter*innen kennen, die normalerweise "im Verborgenen" bleiben. 

Das heutige Türchen zeigt einen Bereich, den man sonst nicht ständig zu sehen bekommt, der aber unabdingbar für einen reibungslosen Ablauf des Maximalversorgers ist.

Türchen auf für den Teamleiter der Poststelle und Registratur: Andreas Hoffmann

6.000–7.000 Briefe pro Tag – ein Tag in der Poststelle der UMG


In der Poststelle ist ganz schön was los. Pro Tag kommen 6.000–7.000 Briefe und ca. 60 kleinere Pakete an, die sortiert und an den jeweiligen Empfänger weitergeleitet werden müssen. Alle größeren Pakete werden bereits von der Warenannahme aussortiert.

Der Tag von Andreas Hoffmann und seinen 6 Mitarbeiter*innen beginnt morgens um sieben. Da kommt die erste Fuhre Post angeliefert, die beinah in Akkordarbeit innerhalb von 45 Minuten aus den gelben und blauen Postkisten in das Fächersystem sortiert werden muss. Danach steht schon die nächste Ladung Briefe bereit.

Nach dem Sortieren ist vor dem Ausliefern

Nachdem die Briefe sortiert sind, die regulär über die Deutsche Post oder City Post verschickt wurden, geht es mit der internen Zustellung weiter. Hierbei gibt es verschiedene Wege. Alle Briefe, deren Adressaten im Hauptgebäude (UBFT) oder dem Versorgungsgebäude (VER) der UMG sind, werden über den Telelift transportiert.

Diese kleinen "Koffer", die auf Schienen unauffällig durch die UMG fahren, sind die jeweiligen "Postboten". Mittels eingestelltem Code bringen die "kleinen Briefträger" die Post von der Poststelle automatisch zu den Abteilungen, Kliniken, Instituten und zu allen anderen Bereichen.

Außerhalb des UBFT und des VER bringt ein Fahrdienst die Post in die Außenstellen. Hier werden die Briefe oft in gemeinsamer Arbeit mit den jeweiligen Pförtnern oder Mitarbeiter*innen der Leitstelle weiter sortiert und verteilt.

Nicht so vorhersehbar, wie man denken mag

Die Arbeit sei besonders spannend, da es keine stupide und langweilige Sachbearbeitung ist, sagt Herr Hoffmann. 

Neben der Sortierung und dem Versand steht er seinem Team auch für Beratungen bereit. Wenn etwas schnell von der UMG nach Berlin, Belgien oder Bangladesch muss, kann Hoffmann die richtigen Hebel in Bewegung setzen.

Einige Briefe liegen vor der Verteilung bei Andreas Hoffmann persönlich auf dem Tisch. Post für die Finanzbuchhaltung, Kreditorenabrechnungen, Personalangelegenheiten oder Zusendungen für die Rechtsabteilung müssen geprüft, kopiert, abgestempelt und erst dann weitergeleitet werden.

Verlorene Briefe und Corona

In den letzten 34 Jahren, in denen Herr Hoffmann in der UMG tätig ist, kann er sich an keinen größeren "Flop" oder "Briefskandal" erinnern. „Es gehen nur Briefe verloren, die den Adressaten nicht richtig angegeben haben“, sagt der Teamleiter schmunzelnd.

In der Corona-Pandemie hat die Poststelle keine großen Veränderungen ausmachen können. Analoge Briefe scheinen dann nicht das nächstmögliche Kommunikationsmedium zu sein.

Digitale Danksagung der Poststelle

Andreas Hoffmann: „Meine Mitarbeiter*innen haben in den vergangenen Wochen Tolles geleistet. Ich hoffe und wünsche allen, dass sie von der Corona-Pandemie verschont und weiterhin gesund bleiben. Außerdem möchte ich an dieser Stelle ein herzliches Dankeschön an die Student*innen und Kolleg*innen an den Sichtungspoints richten. Da ist ja ziemlich viel los momentan. Immer wenn ich daran vorbei gegangen bin, wirkte das Personal dort sehr gelassen und ruhig. Toll, wie man in dieser stressigen Situation so die Nerven behalten kann.“

Wir bedanken uns herzlich für das Gespräch. Schön, einen Blick hinter die Kulissen Ihres Teams werfen zu können. Unglaublich, wie viele Briefe täglich durch Ihre und die Hände Ihrer Mitarbeiter*innen gehen. Haben Sie alle ein schönes Weihnachtsfest.

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